E-Ticarette Ön Muhasebe Otomasyonu: Paraşüt, Logo ve Mikro ile Kaosu Bitirin

Ayın sonu geldi. Trendyol'dan gelen hakediş raporunu, iyzico'nun komisyon kesintilerini, kargo faturalarını ve kendi sitenizin siparişlerini yan yana koyup Excel'de toplamaya çalışıyorsunuz. Rakamlar tutmuyor. Mali müşaviriniz "bu ay kâr mı ettiniz, zarar mı?" sorusuna üç gün sonra, üç ayrı dosyayı birleştirdikten sonra cevap verebiliyor. Tanıdık geldi mi?

E-ticaretin en sinsi maliyeti kargo ya da reklam değil; görünmeyen muhasebe kaosu. Çünkü zarar eden bir ürünü ancak rakamları geç ve yanlış gördüğünüzde aylarca satmaya devam edersiniz.

Neden Excel Bir Noktadan Sonra Çöker?

Aylık 50-100 sipariş aldığınız dönemde tablo yeterlidir. Ama şu üç eşik aşıldığında Excel bir yük haline gelir:

• Çok kanallı satış: Kendi siteniz + Trendyol + Hepsiburada + Instagram. Her kanalın komisyonu, vade farkı ve hakediş takvimi farklı.
• Cari karmaşası: Tedarikçiye olan borcunuz, iade edilen ama parası dönmemiş siparişler, kapıda ödemede tahsil edilmemiş bedeller. Bunları elle takip etmek imkânsızlaşır.
• KDV ve fatura hacmi: Aylık yüzlerce e-Arşiv faturası kesiyorsanız, KDV'yi manuel hesaplamak hem zaman kaybı hem de GİB karşısında risktir.

İşte bu noktada devreye ön muhasebe yazılımı girer.

Ön Muhasebe ile Resmi Muhasebe Aynı Şey Değil

Bu ayrımı netleştirelim, çünkü çoğu işletme sahibi burada kafa karışıklığı yaşıyor:

• Resmi (genel) muhasebe: Mali müşavirinizin yaptığı iş. Beyannameler, defter tutma, GİB'e bildirimler. Yasal zorunluluk.
• Ön muhasebe: Sizin günlük işinizi yönettiğiniz katman. Fatura kesme, tahsilat/ödeme takibi, cari hesaplar, stok, gelir-gider raporu. Yasal olarak zorunlu değil ama kârınızı görmek için şart.

Ön muhasebe yazılımı, iyi kurulduğunda mali müşavirinize her ay temiz ve hazır veri gönderir; o da beyannamelerinizi hatasız verir.

Türkiye'de Öne Çıkan Ön Muhasebe Araçları

Araç	Kime Uygun	Öne Çıkan Yön	Yaklaşık Aylık Maliyet
Paraşüt	KOBİ ve e-ticaret	Kolay arayüz, güçlü e-Fatura/e-Arşiv, çok sayıda entegrasyon	400-900 TL
Logo İşbaşı	Büyüyen işletmeler	Logo ekosistemi, kapsamlı raporlama	500-1.200 TL
Mikro Fly	Klasik Mikro kullanıcıları	Güçlü stok ve cari yönetimi	Değişken
Bizim Hesap	Mikro işletmeler	Uygun fiyat, sadelik	200-500 TL
Uyumsoft	Kurumsal	Geniş e-dönüşüm altyapısı	Teklife bağlı

Seçim yaparken tek bir soruya odaklanın: "Bu araç, sattığım kanallarla ve sanal POS'umla otomatik konuşabiliyor mu?" Manuel veri girişi gerektiren bir sistem, kaosu çözmek yerine yerini değiştirir.

Otomasyon Zincirini Kurmak: 4 Kritik Bağlantı

Amacınız, bir siparişin insan eli değmeden muhasebe kaydına dönüşmesidir. Bu zinciri dört halkada kurabilirsiniz.

1. Sipariş → Fatura (e-Arşiv/e-Fatura)

Müşteri ödemeyi tamamladığında e-Arşiv faturası otomatik kesilmeli. E-ticaret altyapınız Paraşüt gibi bir araca bağlıysa, sipariş anında fatura oluşur ve müşterinin e-postasına düşer. Yıllık cironuz belli bir eşiği (2024 için 3 milyon TL'nin üzeri) aştığında e-Arşiv fatura zaten zorunlu hale gelir; bunu baştan otomatikleştirmek en akıllıcası.

2. Tahsilat → Banka/POS Mutabakatı

Burada en çok para kaybedilen yer: iyzico veya KuveytTürk sanal POS'unuzdan gelen tutar, komisyon kesildikten sonra hesabınıza geçer. Ön muhasebe aracı POS hakediş raporunu otomatik okuyabiliyorsa, hangi siparişten net ne kadar kaldığını kuruşu kuruşuna görürsünüz. Aksi halde "1.000 TL sattım ama hesaba 940 TL geçmiş, aradaki 60 TL nereye gitti?" sorusuyla boğuşursunuz.

3. Gider → Otomatik Kayıt

Kargo faturaları (Yurtiçi, Aras), reklam harcamaları (Meta, Google), tedarikçi ödemeleri ve platform komisyonları düzenli giderlerdir. Bunları kategori bazında kaydedin ki ürün başına gerçek kâr marjını görebilesiniz.

4. Pazar Yeri Hakedişi → Cari Kayıt

Trendyol ve Hepsiburada belirli vadelerle ödeme yapar. Hakediş raporlarını ön muhasebeye aktardığınızda, "platformdan alacağım ne kadar" sorusu netleşir ve nakit akışınızı önceden planlarsınız.

Cari Yönetimi: Görünmeyen Alacakları Görünür Kılmak

Cari hesap, bir kişi veya firmayla olan borç-alacak ilişkinizdir. E-ticarette en sık ihmal edilen üç cari kalemi:

• İade edilmiş ama parası müşteriye dönmemiş siparişler,
• Kapıda ödemede kargo firmasının size aktaracağı tahsilatlar,
• Tedarikçiye vadeli aldığınız malın ödeme takvimi.

Bunları düzenli takip etmezseniz, kâğıt üzerinde kârlı görünüp kasada parasız kalırsınız. İyi kurulmuş bir cari sistem, her ay "kimden ne kadar alacağım, kime ne kadar borçluyum" tablosunu tek ekranda verir.

Mali Müşavirinizle Veri Akışını Kurun

Ön muhasebe otomasyonunun en büyük getirilerinden biri, mali müşavirinizle ilişkinizi düzeltmesidir. Çoğu ön muhasebe aracı muhasebeci erişimi sunar: müşaviriniz kendi paneline girip verileri çeker, siz her ay dosya hazırlamakla uğraşmazsınız. Bu tek başına ayda saatlerce zaman ve karşılıklı hata riskini ortadan kaldırır.

KVKK açısından da dikkatli olun: müşteri verilerini (ad, adres, TCKN) barındıran fatura kayıtlarında yalnızca yetkili kişilere erişim verin ve verilerin işlendiği yazılımın KVKK uyumluluğunu teyit edin.

Nereden Başlamalı?

Her şeyi bir günde otomatikleştirmeye çalışmayın. Şu sırayı izleyin:

1. Bu ayki tüm gelir ve giderlerinizi tek bir ön muhasebe aracına manuel girin — mevcut durumu görün.
2. En yüksek hacimli kanalınızı (genelde kendi siteniz veya Trendyol) otomatik bağlayın.
3. Sanal POS mutabakatını kurun; komisyon kayıplarını netleştirin.
4. Müşavirinize erişim açın ve ilk temiz ayı birlikte kapatın.

İki-üç ay içinde, ay sonu paniği yerini net bir kâr-zarar tablosuna bırakır.

Muhasebe Kaosunu Bitirmenin İlk Adımı Temiz Sipariş Verisidir

En iyi ön muhasebe otomasyonu bile, arkasındaki sipariş verisi dağınıksa çalışmaz. Shopizayn ile kurduğunuz e-ticaret sitesinde her sipariş, ödeme ve fatura bilgisi baştan düzenli ve entegrasyona hazır akar; böylece Paraşüt, Logo ya da mali müşavirinize giden veri temiz olur. Kaosu değil kârı büyütmek için bugün Shopizayn ile ücretsiz başlayın — mağazanızı dakikalar içinde kurun, muhasebe otomasyonunu ilk günden doğru temele oturtun.